Politique de confidentialité
Cette politique décrit comment Kapacity FZE traite les données à caractère personnel dans le cadre du service Kapacity.
Elle distingue deux situations, dont les conséquences sont différentes : les données que nous traitons pour notre propre compte : celles des personnes qui utilisent le service, et celles que nous traitons pour le compte de nos clients, notamment celles de leurs prospects.
1. Qui est responsable de quoi
1.1 Données traitées pour notre compte
Pour les données des personnes qui créent un compte et utilisent le service, Kapacity FZE est responsable de traitement.
1.2 Données traitées pour le compte de nos clients
Lorsqu'un client utilise Kapacity pour gérer ses contacts, organiser ses rendez-vous, collecter des réponses à ses formulaires ou faire signer ses documents, c'est lui le responsable de traitement : il détermine les finalités et les moyens. Kapacity FZE agit alors comme sous-traitant, sur ses instructions documentées.
Si vous avez été contacté par une entreprise qui utilise Kapacity et souhaitez exercer vos droits sur vos données, adressez-vous à cette entreprise. Nous transmettons toute demande reçue au client concerné. Les conditions de cette sous-traitance figurent dans l'accord de traitement des données.
2. Identité et contact
- Responsable de traitement
- Kapacity FZE, Twin Towers, P.O. Box 4422, Fujairah, Émirats arabes unis.
- Contact pour toute question ou demande
- contact@kapacity.app
- Représentant dans l'Union européenne (article 27 RGPD)
- Romain DUBOIS · Représentant établi en France, désigné par Kapacity FZE
1 allée Marina Tsvetaeva, 92140 Clamart, France
contact@kapacity.app
Kapacity FZE étant établie hors de l'Union européenne, la désignation d'un représentant dans l'Union est obligatoire dès lors que sont traitées des données de personnes qui s'y trouvent. Ce représentant, désigné par mandat écrit, peut être saisi directement, par courrier à l'adresse ci-dessus ou par voie électronique, par les personnes concernées comme par les autorités de contrôle.
3. Données traitées et finalités
3.1 Utilisateurs du service
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, adresse électronique, téléphone s'il est indiqué à l'inscription, mot de passe (conservé sous forme chiffrée), rôle, fuseau horaire | Création et gestion du compte, authentification, gestion des droits | Exécution du contrat |
| Nom, adresse électronique, téléphone s'il est indiqué, nom de l'espace créé | Accompagnement des comptes gratuits : notre équipe peut vous contacter pour vous aider à démarrer et vous présenter l'offre payante. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à contact@kapacity.app. | Intérêt légitime (prospection entre professionnels) |
| Journaux de connexion et d'activité, adresse IP | Sécurité, prévention des abus, diagnostic d'incident | Intérêt légitime à sécuriser le service |
| Coordonnées de facturation, historique des paiements | Facturation et comptabilité | Exécution du contrat et obligation légale |
| Échanges avec le support | Traitement des demandes d'assistance | Exécution du contrat |
3.2 Données déposées par les clients
Dans le cadre de la sous-traitance, le service traite les données que ses clients y déposent ou y collectent : identité et coordonnées de leurs contacts, rendez-vous, réponses aux formulaires, enregistrements et transcriptions de visioconférences, documents contractuels, signatures, adresses IP et horodatages associés, fichiers joints. Les finalités et bases légales de ces traitements sont déterminées par le client, non par Kapacity FZE.
3.3 Visiteurs des pages publiques
Les pages publiques, réservation, formulaire, signature, enregistrent les données saisies par le visiteur ainsi que, pour la signature, son adresse IP et son agent utilisateur : ces éléments constituent la preuve de l'acte et sont indispensables à sa valeur probante.
4. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins publicitaires. Elles sont accessibles au personnel habilité de Kapacity FZE et aux prestataires techniques suivants, strictement pour les besoins du service :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Base de données, authentification, stockage des données du compte | Union européenne, AWS, région Paris (eu-west-3) Société américaine : clauses contractuelles types, données stockées dans l'UE. |
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application et exécution des fonctions serveur | Union européenne, région Paris (cdg1) Société américaine : clauses contractuelles types, exécution dans l'UE. |
| Cloudflare, Inc. | Stockage des fichiers (pièces jointes, images) ; bac à sable d'exécution des scripts ; rendu en PDF des contrats signés ; diffusion des pages opt-in publiées sur le sous-domaine d'un client | Fichiers : Union européenne (stockage R2 en juridiction européenne). Scripts, rendu PDF et diffusion des pages : réseau mondial de Cloudflare Société américaine : clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis. |
| Resend, Inc. | Envoi des e-mails liés au compte : lien de réinitialisation du mot de passe et alertes de sécurité | États-Unis (messages envoyés depuis l'Irlande) Transfert vers les États-Unis encadré par les clauses contractuelles types et le cadre de protection des données UE-États-Unis. Messages et journaux d'envoi conservés 30 jours. |
| Anthropic PBC | Fonctions d'intelligence artificielle, à la demande de l'utilisateur : création de pages opt-in, écriture de scripts d'automatisation (avec le nom et l'adresse e-mail des membres de l'espace, pour qu'un script puisse les viser), écriture de formules, création et modification de modèles d'e-mail (avec la capture ou le document que l'utilisateur dépose pour en reproduire un) | États-Unis Transfert vers les États-Unis encadré par les clauses contractuelles types. Les contenus transmis ne sont pas utilisés pour entraîner de modèle ; le prestataire les efface sous 30 jours, ou les garde jusqu'à 2 ans s'ils sont signalés pour un usage abusif. |
| Google LLC | Connexion « avec Google » si l'utilisateur la choisit, et services Google reliés par l'utilisateur lui-même : envoi de ses e-mails depuis sa propre boîte Gmail, écriture de ses rendez-vous dans son agenda | Selon le compte Google de l'utilisateur Connexion facultative, à l'initiative de l'utilisateur, révocable à tout moment depuis Kapacity comme depuis son compte Google. |
| Microsoft Corporation | Outlook et Microsoft 365 reliés par l'utilisateur lui-même : envoi de ses e-mails depuis sa propre boîte (autorisation d'envoi seule, sans lecture de la messagerie) | Selon le compte Microsoft de l'utilisateur Connexion facultative, à l'initiative de l'utilisateur, révocable à tout moment depuis Kapacity comme depuis son compte Microsoft. |
Pour les données des utilisateurs du service (et non celles que les clients y déposent), deux autres destinataires interviennent :
| Destinataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Whop, Inc. | Encaissement de l'abonnement et des packs de crédits IA : identité et adresse e-mail du payeur, moyen de paiement, montants, taxes | États-Unis Prestataire de paiement, transfert encadré par les clauses contractuelles types. Kapacity ne reçoit jamais le numéro de carte. |
| Google LLC (Google Workspace) | Messagerie de contact@kapacity.app : échanges avec le support et avec les clients | Selon l'infrastructure de Google Clauses contractuelles types de Google Workspace. |
Lorsqu'un client importe sa configuration depuis un outil tiers (iClosed, Calendly, Typeform, Tally), l'accès à ce compte est autorisé par le client lui-même et révocable à tout moment. Ces outils sont des sources de données, non des destinataires.
De même, un client peut relier son propre compte Whop pour encaisser ses ventes : le service lit alors, pour ce seul client, son entreprise, ses offres, ses paiements et l'adresse e-mail de ses payeurs, afin de les afficher dans ses ventes. La déconnexion efface l'accès ; les paiements déjà relevés restent dans l'espace du client, qui peut les supprimer.
5. Transferts hors de l'Union européenne
L'infrastructure du service est située dans l'Union européenne : base de données et authentification en région Paris, exécution applicative en région Paris, stockage des fichiers en juridiction européenne.
Plusieurs transferts hors de l'Union doivent néanmoins être portés à votre connaissance :
- L'accès depuis les Émirats arabes unis. Kapacity FZE y est établie ; son personnel habilité accède aux données depuis ce pays, ce qui constitue juridiquement un transfert. Les Émirats arabes unis ne font pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne : ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires.
- Les fonctions d'intelligence artificielle (création de pages opt-in, écriture de scripts d'automatisation, écriture de formules, création et modification de modèles d'e-mail), utilisées à la demande, supposent la transmission des contenus concernés à un prestataire établi aux États-Unis, également encadrée par les clauses contractuelles types. Pour un script, ces contenus comprennent le nom et l'adresse e-mail des membres de l'espace. Les contenus transmis ne sont pas utilisés pour entraîner de modèle ; le prestataire les efface sous 30 jours, ou les garde jusqu'à 2 ans s'ils sont signalés pour un usage abusif.
- L'envoi des e-mails liés à votre compte (lien de réinitialisation du mot de passe, alertes de sécurité) passe par un prestataire établi aux États-Unis, qui y conserve le message et son journal d'envoi pendant 30 jours, même si l'envoi part d'Irlande. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types et par le cadre de protection des données UE-États-Unis.
- Le rendu en PDF des contrats signés et la diffusion des pages opt-in publiées sur le sous-domaine d'un client passent par le réseau mondial de notre prestataire d'infrastructure, établi aux États-Unis, sous les clauses contractuelles types et le cadre de protection des données UE-États-Unis. Les fichiers, eux, restent stockés dans l'Union.
- Le paiement de l'abonnement est traité par un prestataire de paiement établi aux États-Unis (voir l'article 4).
Une copie des garanties mises en place peut être obtenue sur demande à contact@kapacity.app.
6. Utilisation des données des API Google et Microsoft
Kapacity permet à chaque utilisateur de se connecter avec son compte Google, et de relier son propre compte Google pour envoyer ses e-mails depuis sa boîte et écrire ses rendez-vous dans son agenda. Ces connexions sont facultatives : le service fonctionne sans elles, elles sont faites par l'utilisateur lui-même et elles peuvent être retirées à tout moment.
6.1 Autorisations demandées et usage qui en est fait
| Autorisation | Ce qu'elle permet | Ce que nous en faisons |
|---|---|---|
openid | Vous identifier auprès de Google | Seulement si vous choisissez « Se connecter avec Google » ou « S'inscrire avec Google » : ouvrir votre session sans mot de passe. Kapacity garde l'identifiant de votre compte Google pour vous reconnaître à la connexion suivante. |
userinfo.profile | Connaître le nom et la photo de profil de votre compte Google | Seulement pour la connexion « avec Google » : préremplir votre nom à l'inscription. Le nom et la photo de profil transmis par Google sont conservés avec votre compte ; vous pouvez changer le nom dans « Mon profil ». |
userinfo.email | Connaître l'adresse e-mail du compte Google relié | Connexion « avec Google » : l'adresse devient celle de votre compte Kapacity. Gmail et Agenda : afficher quel compte est connecté et rattacher la connexion au bon membre. |
gmail.send | Envoyer un message en votre nom | Envoyer les e-mails que vous déclenchez depuis Kapacity (modèle, séquence, automatisation) depuis votre propre adresse, afin que vos destinataires vous répondent directement. Cette portée n'autorise QUE l'envoi : elle ne donne accès ni à vos messages reçus, ni à vos brouillons, ni à vos contacts, et ne permet ni de lire, ni de modifier, ni de supprimer quoi que ce soit dans votre boîte. |
calendar.app.created | Créer un agenda dédié et gérer uniquement ses événements | Créer l'agenda « Kapacity - Rendez-vous » dans votre compte et y écrire les rendez-vous pris depuis votre page de réservation, avec leur lien de visioconférence. Cette portée ne donne aucun accès aux événements de vos autres agendas. |
calendar.freebusy | Savoir quand vous êtes occupé | Ne pas proposer un créneau où vous êtes déjà pris. Seule l'information « occupé » ou « libre » est lue : ni le titre, ni les participants, ni la description de vos événements ne nous sont accessibles. |
Aucune autre autorisation n'est demandée. Chacune de ces portées est la plus étroite que Google propose pour la fonction concernée : nous n'accédons jamais à l'intégralité d'une messagerie, d'un agenda ou d'un Drive.
6.2 Ce qui est conservé
Si vous vous connectez avec Google, Kapacity conserve avec votre compte l'identifiant de votre compte Google, votre adresse e-mail, votre nom et votre photo de profil, tels que Google les transmet. Pour Gmail et l'agenda, Kapacity ne conserve que l'adresse e-mail du compte relié et les jetons d'accès qui permettent d'agir en votre nom. Ces jetons sont chiffrés au moyen d'une clé détenue hors de la base de données, et supprimés dès la déconnexion. Ni votre messagerie, ni vos contacts, ni le contenu de vos agendas, ni vos fichiers ne sont copiés sur nos serveurs.
6.3 Engagement d'usage limité
L'utilisation et le transfert, vers toute autre application, des informations reçues des API Google par Kapacity respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité.
Kapacity's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
En conséquence, les données obtenues des API Google :
- ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ni vendues, ni louées, ni cédées ;
- ne sont transmises à aucun tiers, sauf ce qui est strictement nécessaire pour rendre le service demandé, se conformer à une obligation légale, ou répondre à un incident de sécurité ;
- ne font l'objet d'aucune lecture humaine, sauf accord exprès de l'utilisateur, nécessité de sécurité, ou obligation légale ;
- ne servent jamais à entraîner de modèle d'intelligence artificielle.
6.4 Retirer l'accès
L'accès se retire à tout moment, soit depuis Kapacity (Paramètres, puis Intégrations, puis Déconnecter), soit depuis votre compte Google, à l'adresse myaccount.google.com/permissions. Les jetons sont alors effacés et plus aucune action n'est possible sur votre compte Google. Les e-mails déjà envoyés, les événements déjà créés et les fichiers déjà déposés restent, eux, dans votre compte : ils vous appartiennent.
6.5 Outlook et Microsoft 365
Chaque utilisateur peut aussi relier sa propre boîte Outlook ou Microsoft 365, pour envoyer depuis son adresse les e-mails qu'il déclenche dans Kapacity. En la reliant, il autorise expressément Kapacity à envoyer ces e-mails en son nom. Les autorisations demandées sont Mail.Send (envoyer un message, sans aucun accès en lecture à la messagerie), User.Read (connaître le compte relié), offline_access (agir sans reconnexion à chaque envoi) et l'identité de connexion (openid, email, profile).
Kapacity ne conserve que l'adresse du compte relié et les jetons d'accès, chiffrés au moyen d'une clé détenue hors de la base de données. Ils sont effacés dès la déconnexion, et avec le compte. L'accès se retire à tout moment depuis Kapacity (Intégrations, puis Déconnecter) ou depuis votre compte Microsoft, à l'adresse myapps.microsoft.com (compte professionnel) ou account.live.com/consent/Manage (compte personnel).
7. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur (nom, adresse e-mail, téléphone s'il est indiqué, rôle, fuseau horaire) | Tant que le compte existe (plan payant ou gratuit), puis suppression sous 30 jours La fin d'un abonnement payant ne supprime rien : le compte subsiste au plan gratuit. |
| Données saisies par le Client (contacts, rendez-vous, formulaires, pages, tables personnalisées) et fichiers déposés | Tant que le compte existe (plan payant ou gratuit), puis suppression sous 30 jours Exportables à tout moment au format CSV. Elles restent comptabilisées dans le stockage de l'espace, quel que soit le plan. |
| Compte au plan gratuit sans aucune connexion | 24 mois, puis résiliation possible par l'éditeur, notifiée par e-mail au moins 30 jours avant, et suppression sous 30 jours Durée alignée sur la recommandation de la CNIL pour les comptes inactifs. |
| Enregistrements de visioconférence | 30 jours à compter de l'appel, puis suppression automatique Le Client peut les sauvegarder dans son Google Drive avant l'échéance ; la suppression est ferme, connexion ou non. |
| Contrats signés, signatures et piste d'audit (horodatages, adresse IP, empreinte SHA-256) | Tant que le compte existe (plan payant ou gratuit), puis suppression sous 30 jours Le Client reste responsable de son propre archivage légal (10 ans pour les contrats conclus avec un consommateur d'un montant supérieur ou égal à 120 €). |
| E-mails liés au compte (lien de réinitialisation du mot de passe, alertes de sécurité) | 30 jours chez le prestataire d'envoi, puis suppression Durée fixée par Resend, le prestataire d'envoi : elle vaut pour le message et pour son journal d'envoi. |
| Contenus transmis au fournisseur d'intelligence artificielle (page ou e-mail à reproduire, consigne, code d'un modèle d'e-mail, structure des tables) | Effacés par le fournisseur sous 30 jours, ou jusqu'à 2 ans s'ils sont signalés pour un usage abusif Durées fixées par Anthropic. Les contenus ne servent pas à entraîner de modèle. |
| Journaux techniques et journaux d'accès aux intégrations | 12 mois |
| Documents comptables et de facturation | Selon la durée légale applicable à l'éditeur |
8. Sécurité
Les mesures suivantes sont mises en œuvre :
- chiffrement des échanges (TLS) et chiffrement au repos assuré par les hébergeurs ;
- cloisonnement strict des espaces de travail, appliqué par la base de données elle-même à chaque requête, et non seulement par l'application ;
- mots de passe conservés sous forme de condensats non réversibles ;
- secrets d'intégration (jetons d'accès à des services tiers) chiffrés au moyen d'une clé détenue hors de la base de données, de sorte qu'une copie de celle-ci ne permette pas de les lire ;
- journalisation des accès aux secrets et des opérations sensibles ;
- accès du personnel limité à ce qui est nécessaire à l'exploitation.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, les clients concernés sont informés sans délai injustifié afin de leur permettre de remplir leurs propres obligations de notification.
9. Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Ces droits s'exercent auprès de contact@kapacity.app ou auprès de notre représentant dans l'Union. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois. Si vos données ont été collectées par une entreprise cliente de Kapacity, votre demande sera transmise à cette entreprise, seule en mesure d'y répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence, en France, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, cnil.fr.
10. Cookies et traceurs
Le service dépose uniquement les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de la session authentifiée et sécurité. Ces cookies ne requièrent pas de consentement préalable.
Aucun cookie publicitaire n'est déposé par le service. Les polices de caractères sont servies par le service lui-même : l'affichage d'une page ne transmet pas l'adresse de ses visiteurs à un fournisseur de polices.
La fréquentation du site de présentation (la page d'accueil, la page d'inscription et les présents documents) est mesurée sans cookie par notre hébergeur, Vercel : une visite y est reconnue le temps d'une journée par une empreinte calculée à partir de la requête, puis oubliée. Seules des statistiques agrégées sont conservées (pages vues, site de provenance, pays, type d'appareil, navigateur et système), qui ne permettent ni d'identifier un visiteur, ni de le suivre d'un site à l'autre. Cette mesure ne porte ni sur l'application ni sur les pages publiques des clients.
Les pages publiques d'un client peuvent, sous sa seule responsabilité, comporter un traceur publicitaire ou de mesure d'audience (pixel Meta, Google Analytics). Le service ne le charge alors qu'après l'accord du visiteur, recueilli par un bandeau qui permet d'accepter, de refuser ou de choisir traceur par traceur, et de revenir sur son choix à tout moment. Ce choix est conservé six mois dans le navigateur du visiteur.
11. Modification de la présente politique
La présente politique peut être modifiée pour tenir compte des évolutions du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des clients avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.